Как отбирают лучших стажеров и создают из них кадровый резерв

Если организация растет стремительными темпами, а коллектив — молодежный, это означает необходимость в постоянном притоке новых сотрудников. Если еще и деятельность у компании нестандартная, то новых членов команды нужно интенсивно обучать. Как организовать весь процесс? Рассказывает HeadHunter про опыт WorldSkills в России.

Союз «Молодые профессионалы (Ворлдскиллс Россия)» действует с 2015 года, это часть международного некоммерческого движения WorldSkills International. Его глобальная цель — повышение стандартов подготовки рабочих кадров и популяризация рабочих профессий.

Союз занимается профориентацией подростков и студентов, сотрудничает с колледжами и вузами, готовит молодых специалистов, создает стандарты работы, организует обучение и проводит чемпионаты, на которых встречаются студенты, представители вузов, государственных органов, бизнеса и общественных организаций. А в связи с пенсионной реформой в России Союз запустил программу профессиональной переподготовки людей старшего поколения.

Проектов у союза много, и поэтому задач для его сотрудников тоже много: нужны менеджеры для разных организационных вопросов, специалисты по связям с общественностью, международным связям, юристы, бухгалтеры, ИТ-специалисты.

Задача: организовать непрерывный приток новых кадров.

Когда WorldSkills открылся в России в 2015 году, штат состоял из 50 человек. За четыре года он вырос в семь раз — сейчас в штате более 350 человек, и это не предел, людей нужно всё больше и больше.

Ежегодно открываются новые проекты. Бывает, что на один проект нужно нанять сразу 20 человек. Причем, не просто нанять, но и оперативно обучить специфике работы в союзе.

В WorldSkills не перебрасывают уже работающих сотрудников на новые проекты, под них всегда набирают новый штат. Поэтому приток сотрудников и пополнение кадрового резерва должен быть постоянным, и новые люди должны быть готовы сразу включиться в работу.

Еще одна причина постоянной нужды в кадрах — текучесть. Это нормальное явление для молодых коллективов (средний возраст работников союза не превышает 30 лет).

Решение: стажировки для студентов вузов и колледжей.

Поскольку основная деятельность союза связана с образованием и развитием профессиональных компетенций, к налаживанию процесса поиска и подготовки собственных молодых кадров HR-служба WorldSkills подошла основательно и со знанием дела.

С 2018 года в союзе организовали практические стажировки для студентов вузов и колледжей, в том числе региональных. Это позволило WorldSkills создать кадровый резерв из тех, кто уже знаком с союзом и спецификой его работы.

Процесс состоял из пяти этапов, а подготовка к запуску стажировки заняла пять месяцев:

1. В феврале 2018 года разослали вузам и колледжам письма о запуске в WorldSkills программы стажировок, провели личные встречи с руководителями учебных заведений в Москве и Московской области, организовали встречи со студентами, на которых презентовали программу и условиях участия в ней.

2. С апреля начали прием заявок от студентов, пожелавших принять участие в стажировке. К участию приглашались как студенты-первокурсники, так и старшекурсники.

3. В мае провели собеседования с кандидатами в стажеры и отобрали лучших.

4. Июнь посвятили подготовке будущих наставников стажеров из числа сотрудников WorldSkills. Наставников было 20.

5. С июля началась сама стажировка. Ее длительность — четыре недели.

Как отбирали стажеров.

Один из основных секретов успеха любой стажировки — в отборе «правильных» стажеров. То есть тех, кто идет на стажировку не просто из любопытства или для галочки, а действительно мотивирован научиться чему-то новому, искренне интересуется деятельностью организации и ответственно относится к своим обязанностям. Только в этом случае стажировка не превратится в бесполезную головную боль для HR-службы и наставников, а привлечет в компанию перспективные кадры.

Как рассмотреть таких людей в потоке кандидатов, если это студенты без опыта, значит, даже полноценного резюме у них пока быть не может, а проверять сложные и объемные тестовые задания при большом потоке невозможно?

Проверку придумали простую, но очень эффективную. Тем, кто прислал заявки на стажировку, отправили анкету. В ней нужно было написать, кем кандидат хочет быть, какая специальность его интересует, в каком департаменте он хотел бы оказаться, чему научиться там и чем ему это пригодится в дальнейшем.

Отделаться чисто формальным заполнением не получилось бы — кандидату надо было ответить на вопросы о том, что он делает сейчас, что будет делать через год и через три года. Представить себя через три года — даже для многих людей старшего возраста непростая задача, а для студентов тем более. Зато это отличный повод задуматься над тем, по какой траектории хочется двигаться в ближайшие годы, и как в этом может помочь стажировка и работа в WorldSkills. А для рекрутеров союза это простое, на первый взгляд, задание послужило тестом, благодаря которому можно оценить осознанность и заинтересованность каждого кандидата, а также насколько он системно мыслит.

Тех, кто хорошо справился с этим заданием в анкете, пригласили на собеседование: студентов из Москвы — очное, из других городов — по скайпу. В 2018 году из ста кандидатов отобрали 18 самых сильных ребят, которые ярче остальных проявили себя и продемонстрировали живую заинтересованность в работе. Их и пригласили на стажировку.

Как проходила стажировка.

Стажировка представляла собой полное погружение в рабочий процесс. Студенты должны были каждый день с 10 утра до 19 вечера находиться в офисе, как все сотрудники союза.

Сначала перед стажерами выступил сотрудник офиса и рассказал о работе, глобальных целях и задачах WorldSkills в России. Затем провели серию деловых игр, развивающих навык управления. Стажеров учили навыкам общения, поведения в коллективе, реакциям в стрессовой ситуации, организационным навыкам — в качестве задания нужно было организовать чемпионат (чемпионаты — одна из типичных активностей WorldSkills, а их подготовка — типичная задача сотрудников союза). Каждый стажер «прикреплялся» к наставнику, который ставил перед ним рабочие задачи из тех, над которыми работал сам. Дальше они работали над этой задачей в паре. Таким образом ребята занимались настоящими текущими операционными задачами, имея возможность всегда попросить о помощи или задать вопрос, если что-то казалось непонятным, и одновременно наблюдать за тем, как работает наставник.

Например, в подразделении «Академия», которое занимается повышением квалификации директоров колледжей, стажеры подготавливали договоры и курировали процесс их заключения. Другие стажеры готовили чемпионат, писали бизнес-планы. Стажер, который работал в подразделении HR, планировал бизнес-игры.

К самостоятельному выполнению задач стажеры в течение четырех недель подходили постепенно:

- сначала наставник демонстрировал, как над конкретной задачей работает он сам, и объяснял нюансы;

- потом стажер подключался к выполнению тех же задач, но под контролем наставника;

- затем стажер делал всё самостоятельно, а наставник только проверял результат;

- наконец стажер, уже полностью погрузившись в процесс, самостоятельно выполнял работу и обращался к наставнику только при необходимости обсудить какие-то моменты.

«Интереснее всего работать с первокурсниками: им море по плечу, так много энергии, энтузиазма и всё кажется возможным, они не боятся никаких препятствий, — делится своими впечатлениями и.о. директора департамента по работе с персоналом Союза «Молодые профессионалы (Ворлдскиллс Россия)» Анна Селукова. — Они еще не знают на собственном опыте, как непросто реализовать ту или иную идею или какое-то нестандартное решение, поэтому их идеи и решения всегда смелые, свежие и, что интересно, — вполне рабочие. И каждый стажер очень освежает своей энергией всё подразделение, в котором работает».

Итоги стажировки: семь новых сотрудников.

Во время стажировки действовала рейтинговая система — наставники и организаторы оценивали текущую работу стажеров в баллах. По итогам стажировки ребята готовили презентацию и защищали свой проект — своеобразный отчет о том, чем они занимались четыре недели.

Пятерых лучших по итогам всех оценок стажеров включили в кадровый резерв WorldSkills и по мере появления вакансий приняли на работу в Москве. Еще двое бывших стажеров работают сейчас в региональных центрах WorldSkills.

В организации и проведении стажировки приняли участие 28 сотрудников WorldSkills, включая наставников.

После первого опыта летнюю стажировку решено было проводить ежегодно — недавно в Союзе стартовал набор новых стажеров.